Perinteinen vedoskierto sähköpostin ja pdf-korjausmerkintöjen kautta on mahdollista ohittaa InCopy-työnkululla. Tekstinkirjoittajat ja oikolukuvastaavat voivat muokata tekstiään suoraan taittonäkymässä, kirjoittamatta toistensa päälle.
Järjestelmän hyödyt ovat molemminpuoleisia. Taittaja voi keskittyä kokonaisuudessaan ulkoasun suunnitteluun ja taaskin tekstin muokkaajille InCopyn käyttö on jopa helpompaa kuin esimerkiksi perinteisten ”tarralappujen” kohdistaminen pdf-tiedostoon. Muokkaukset näkee samantien taittokokonaisuudessaan ja näkymässä. Taittaja voi kuitata korjaukset kerralla, tai halutessaan tarkistaa jokaisen muokkauksen yksitellen.
Tsilari-lehden kohdalla InCopy -työnkulku aloitettiin suoraan siinä vaiheessa, kun lehti siirtyi Sivupainajaiselle. Toimikunta oli käyttänyt järjestelmää jo edellisen taittajan aikana, joten työnkulku oli työryhmälle tuttu. Teimme kuitenkin yhteyksiin, servereihin ja työnkulkuun sellaiset tekniset muutokset, että InCopysta saatiin vieläkin selkeämpi käyttöinen ja luotettava työnkulku molemmille osapuolille.
InCopy on Adoben ohjelmistopakettiin kuuluva ja taitto-ohjelma InDesigniin suoraan limittyvä lisäohjelmisto. Jokainen käyttäjä käyttää kuitenkin omaa lisenssiään InCopyn osalta. InCopy kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun lehteä tehdään säännöllisesti useampi numero vuodessa. Järjestelmä on yleisemmin käytössä isoissa sanomalehdissä, joissa copy-writerit hallitsevat yksistään jotakin omaa osastoaan, esim. kultturi tai urheilusivuja. Mutta tämä sama käytäntö sopii hyvin järjestö- ja jäsenlehtiin joissa yksittäinen ihminen hallitsee tekstin muokkaukset.
Ohjelma sisältää standardit tekstinkäsittelyominaisuudet kuten oikoluvun, tavutuksen, muokkausmerkinnät ja sanamäärän. Teksteille voi määrittää kappale ja merkkityylejä (esimerkiksi boldaukset ja kallistukset onnistuu) lisätä tai poistaa rivivälejä ja tehdä muita kevyitä tekstin ulkoasuun liittyviä toimintoja.
Taittaja määrittelee muokattavaksi tekstialueet, joihin InCopylla päästään käsiksi, ja muu taitollinen ulkoasu, kuvat ja koristeet ovat turvassa ja taittajan muokattavissa taitto-ohjelmassaan InDesignissa jopa samanaikaisesti.
Sivupainajaisella on työnkulkuun soveltuvat, suojatut sekä varmuuskopioidut serverit ja työnkulku voidaan toteuttaa niin pc kuin mac-käyttäjille.
Käytännössä järjestelmä siis mahdollistaa tekstikorjaukset online 24h vuorokaudessa.