Tiivistelmä
Uudelle InCopy-käyttäjälle tulee opittavaa sen verran, että päätimme tehdä prosessista tarkemman analyysin. Houkuttelimme testaukseen lehden, jonka tekijänä on toimittaja, joka jo ammattinsa puolesta pystyy kirjaamaan prosessin kulun auki seuraavista näkökulmista:
- Vaikeat vaiheet
- Sujuvat vaiheet
- Kysymykset
Tavoitteena oli tunnistaa kipupisteet ja laatia tarkemmat ohjeet niihin.
Lue lisää: Kiinteähintaiset taittopalvelut painovalmiiksi saatettuna
Mikä ihmeen InCopy?
Uudelle InCopy-käyttäjälle tulee opittavaa sen verran, että päätimme tehdä prosessista tarkemman analyysin. Houkuttelimme testaukseen lehden, jonka tekijänä on toimittaja, joka jo ammattinsa puolesta pystyy kirjottamaan prosessin kulun auki seuraavista näkökulmista:
- vaikeat vaiheet
- sujuvat vaiheet
- kysymykset
Tästä pystymme päättelemään kipupisteet, joihin valmistaisimme tarkempia ohjeita. Testilehti on melko pieni, mutta ilmestyy joka kuukausi. Tavoite on, että InCopyn käyttöönotto nopeuttaisi vedoskiertoa jokaisessa numerossa.
InCopy-käyttäjän lähtökohdat
- InCopy-käyttäjä ostaa itselleen oman lisenssin, Adoben hinta tälle on 79 euroa + ALV, jos maksat koko vuoden kerralla (2024).
- Hinta on kohtuullinen ja soveltuu melko pienillekin lehtituotteille.
- Järjestelmästä ei koidu käyttäjälle ei koidu muita kustannuksia.
Ohjelman asennus voi olla tuntua käyttäjälle vaikealta tehtävältä, joten valjastamme siihen tueksi oman ylläpitäjämme, joka:
- ottaa käyttäjän tietokoneeseen suojatun etäyhteyden ja
- asentaa ohjelman sekä
- luo suojatun yhteyden palvelimelle
- sinä tarvitset tietokoneen sekä toimivan ja nopean internet-yhteyden
Sivupainajainen vastaa InCopyn asennukseen liittyvistä kustannuksista.
Prosessin vaiheet
- Sivupainajainen taittaa lehden ja vapauttaa tekstiosuudet käyttäjän muokattavaksi.
- Käyttäjä pääsee tekemään korjauksia live-näkymässä.
- Kevyt tekstimuokkaus tapahtuu helposti ilman sähköpostitse lähetettäviä korjauslistoja tai pdf-vedosten tarralappuja.
- Työn järjestelmällisyys helpottaa oikolukijan työtä.
Nyt käyttäjä pystyy live-näkymässä tekemään kaikki tarvittavat tekstikorjaukset ja pienet muotoilut, kuten lihavoinnit ja kursivoinnit. Työskentely on mahdollista jopa yhtä aikaa taittajan kanssa.
Ohjelmassa on selkeät ja helppokäyttöiset tekstinkäsittelyominaisuudet.
Suurin osa korjaustarpeista on usein pieniä tekstikorjauksia, jotka on kätevintä tehdä suoraan taittoon. Ohjelman ansiosta käyttäjä voi työskennellä mihin vuorokaudenaikaan hyvänsä.
Mitä taittaja tekee?
Sivupainajainen vastaa edelleen lehden ulkoasun muutostoiveista ja suurista taitollisista ratkaisuista.
InCopyn tarkoitus ei ole, että asiakas tekee kaiken työn itse. Sen sijaan ohjelma helpottaa korjauskierroksen kirjaustaakkaa, joka oikolukijalla on.
Varsinainen testaus
Tuote: Kon O’Star. Testaaja Virve kertoo:
Aloitimme ohjelman asennusprosessin. Ohjelman ja VPN-yhteyden luominen kävivät Jerkkeriltä kätevästi, tosin ei onnistunut heti ensimmäisellä kerralla. InCopy sen sijaan osoittautui hankalaksi, koska herjasi moneen kertaan, ettei kirjasimia ole.
Kävimme läpi käyttöohjeet. Sain Kirsiltä lisäohjeita puhelimitse, kun fonttiongelman takia en päässyt eteenpäin. Hämmennystä aiheutti myös burger-sana, jolla Kirsi kutsui valikon viivoja. Klikkailin siis ensin väärästä kohdasta. Kun en koskaan syö burgereita, niin enpä tunnistanut kuvaketta sellaiseksi. 😊
Käyttöohjeista poiketen löysin helpomman reitin muokata tekstiä. Ei tarvinnut etsiä kynän kuvaa eikä miettiä uloskirjaudunko vai sisäänkirjaudun, koska kun vein kursorin muutettavan kohdan kohdalle, järjestelmä kysyi, haluanko uloskirjautua. Kun vastasin kyllä, pääsin muokkaamaan tekstejä.
Testaus työn alla olevan lehden kanssa. Korjausten tekeminen oli helppoa. Vähentää luonnollisesti yhdessä tehdyn työn määrää, kun ei tarvitse merkitä muutoksia, jotka Kirsi joutuisi tekemään, mikä olisi tuplatyötä. Lisäetu InCopyn käytössä on, että kun näkee tekstiasettelun suoraan itsekin, niin voi johonkin kohtaan kirjoittaa lisää / vähentää tekstiä, jotta näyttäisi paremmalta. Lukiessa tekstiä voi myös huomata vähäisempiä korjauskohtia, jotka sitten on helppo korjata. Ehkä ei tulisi lähetetyksi korjattavaksi pdf-tarralappuina.
Hankalat vaiheet: Itse InCopyn asennus, joka fonttiongelman takia oli todella haastava. Tekstin lukeminen eri formaatissa kuin, mihin on tottunut, vie myös aikaa. Incopy on harmittavan hidas. Tiedoston aukeamiseen menee aikaa.
Hyödylliset toiminnot: Korjaukset suoraan tekstiin itse. Näkee tekstiasettelun, joten on mahdollista lisätä / vähentää tekstiä niin, että kokonaisuus myös sivuasettelun kannalta näyttää paremmalta.
Tarpeellisuuden arviointi sen oman tuotteen kohdalla: Jos olisin ainoa oikolukija, niin tekstin korjaaminen olisi tosi helppoa, koska lukiessa korjaisin samalla kaikki virheet. Muiden huomaamat virheet joudun erikseen etsimään tekstistä – toki sama vaiva olisi myös pdf:n kanssa. Mutta pdf:stä olen tottunut nopeammin löytämään tekstin eri kohdat. Vaatinee vain totuttelua, että InCopy tulee yhtä tutuksi.
Toisen lehden kohdalla korjaaminen kävi helposti. Korjauksia ei ollut paljon, mutta kun saattoi tehdä isompiakin muokkauksia, niin tässä vaiheessa voi vielä vaikuttaa sisältöönkin, kun on incopy käytössä.
Loppupäätelmä taittajalta, Kirsi
Kun järjestelmä otettiin käyttöön sellaisen asiakkaan kanssa, jolla ei ollut aiempaa InCopy-kokemusta, oli selvää, että ensimmäinen numero kuluisi osittain opetteluun – myös meidän osaltamme. Asiakkaan koneelle tehtiin etäasennuksia, mikä lisäsi alkuvaiheen säätöä. Tässä korostuu luotettavan ylläpitäjän merkitys.
Opimme kuitenkin tärkeän asian: ensimmäinen numero kannattaa avata ylläpitäjän toimesta heti asennusten jälkeen. Ylläpitäjä voi tällöin aktivoida tarvittavat fontit ja varmistaa, että tekninen puoli toimii moitteettomasti ennen kuin tuote vapautetaan asiakkaalle. Näin voidaan ennaltaehkäistä fonttiongelmia.
Lehtien taitossa käytetään usein vakiintuneita tyylejä ja toistuvia fontteja. Poikkeustilanteissa, kuten ilmoitusten ja koriste-elementtien kohdalla, suosittelen vektorointia. Tämä ehkäisee tarpeettomia fonttien aktivointipyyntöjä – erityisesti alkuvaiheessa, kun järjestelmä on vielä uusi. Fonttien aktivointi sinänsä on helppoa napin painalluksella, ja asiakkaalla on lisenssinsä kautta tarvittavat fontit käytössään.
Ohjeistus asiakkaalle
Ohjeistus on syytä päivittää niin, että se sisältää myös Virven mainitsemat helpot ratkaisut. Lisäksi havaittiin, että pienikokoiset fontit näkyivät Virven näytöllä palkkeina, kunnes näkymää suurennettiin riittävästi. Tämä on normaalia myös taitto-ohjelmissa, mutta koska en itse havainnut tätä tilannetta, en osannut neuvoa asiakasta suoraan. Kuvittelimme aluksi, että ongelma johtui fonteista.
Yhteydet ja laitteistot
Ne vaikuttavat myös työskentelyyn. Oman toimipisteeni sijainti aiheuttaa haasteita, sillä esimerkiksi valokuitua ei ole vielä saatavilla. Yhteysnopeudet on nyt nostettu mahdollisimman korkeiksi. Käytännössä vältän samanaikaista taittamista asiakkaan muokkausten kanssa ja kuittaan korjaukset vasta, kun asiakas on ne tehnyt. Tämä on tuttu toimintatapa jo perinteisestä vedoskierron käytännöstä.
Testasimme järjestelmää myös toisen lehden kohdalla, ja silloin järjestelmän hyödyt alkoivat todella näkyä:
- Aineistot voi nyt ladata suoraan palvelimella sijaitsevaan kansioon – ei enää sähköpostiviestejä tai WeTransfer-siirtoja.
- Asiakas voi seurata taiton etenemistä ja tehdä korjauksia tai lisäyksiä joustavasti työn edetessä.
VPN-yhteyden kanssa kohtasimme vielä haasteita, sillä joitakin protokollia oli muutettu aiemmasta poikkeavalla tavalla. Tämä vaati ylläpitäjältä lisäselvityksiä, mutta nämä ongelmat olisivat joka tapauksessa paljastuneet myöhemmin. Esimerkiksi osa aineistosta ei latautunut palvelimelle oikein, ja syyksi paljastui lopulta VPN:n aiheuttama bugi ääkkösten kohdalla.
Erityisesti ilahduin seuraavista merkinnöistä asiakkaan projektimuistiinpanoissa;
- Hyvin sujui ja helppoa oli.
- Kätevää, että incopyssä näen, mitkä jutut Kirsi on jo taittanut ja niinpä tein muutokset suoraan incopyn asiakirjaan. Tosin koneeni varoitteli, ettei kannata netistä ladattuihin tiedostoihin luottaa – en välittänyt.
- Korjausten tekeminen kävi näppärästi, kun noudatin itse keksimiäni helpompia ohjeita. Ja on tosiaan kätevää, kun voi itse korjata. Tekstiä lukiessa voi tulla mieleen pienempiäkin muutoksia, joista ei ehkä viitsisi lähettää viestiä tai merkata hankalasti pdf:ssä korjattaviksi. Ne hoituvat sitten siinä lukiessa saman tien.
PS. Lehti no 3 InCopylla on juuri työn alla, eikä ongelmia ole enää esiintynyt. Järjestelmä jää lehden käyttöön vakinaiseksi.
Haluatko sujuvan ja vaivattoman taittoprosessin lehdellesi? Täytä tämä lomake ja pyydä tarjous!
